Cómo crear un dashboard de analítica con Google Data Studio

Llevo ya varios años usando la fantástica herramienta que Google pone a disposición de todos de forma gratuita para hacer cuadros de mandos que nos permitan monitorizar el estado de nuestros proyectos, ya sea la evolución en posicionamiento de un proyecto o el número de ventas que hacemos en nuestra tienda online.

Google Data Studio no se limita solo al uso para proyectos online, sino que con las herramientas correctas podremos conectar hasta un negocio físico para ver estadísticas de ventas y uso que dan nuestros clientes a nuestros productos.

Os dejo un pequeño esquema de lo que trataré en este artículo:

Qué es un cuadro de mando

Antes de entrar en el meollo, explicaré para los más neófitos lo que es un Dashboard.

Un cuadro de mandos o un dashboard de datos es una herramienta que nos permite gestionar y analizar de forma visual una serie de indicadores clave de rendimiento (KPI’s), métricas y puntos clave que nos permitan entender de forma instantánea el estado de “Salud” de nuestro proyecto, departamento o empresa.

En la parte visual, la que nos importa a nosotros, la información se muestra en forma de tablas, gráficos, pie charts o medidores.

Por detrás de lo que se ve, un cuadro de mandos se conecta con distintas fuentes de información, ya sean bases de datos, hojas de cálculo, Big Data, servicios externos o APIs.

Por qué debería de tener un dashboard personalizado

Un dashboard es la manera más eficiente de trackear diferentes fuentes de datos, visualizando únicamente la información que nos es realmente útil.

Nos proporciona una situación centralizada de nuestros proyectos, sin necesidad de estar bailando de herramienta de medición en herramienta, mirando ciertas métricas.

Además, la monitorización en tiempo real mediante dashboards reduce el tiempo requerido para reaccionar ante situaciones inesperadas y, evidentemente, reducir el tiempo que antes se invertía en analizar los resultados de ciertas actuaciones o campañas. 

Compartiendo estos cuadros de mando también nos ahorran tiempos de comunicación y nos permiten tener al equipo informado de el estado actual.

Qué son los indicadores clave de rendimiento

Un poco más arriba he hablado de Indicadores Clave de Rendimiento, que por sus siglas en inglés, Key Performance Indicator, se suelen llamar KPI’s.

Las KPI’s son valores medibles (mensurables) que nos permiten conocer si se están alcanzando los objetivos establecidos y cuanto de efectiva es la estrategia que se está siguiendo para lograrlos.

La palabra “Clave” dentro de KPI se refiere a que tienen que ser indicadores críticos sin los cuales no se alcanzarían los objetivos. Por eso es imprescindible conocer qué resultados esperas de tu proyecto y cómo vas a conseguirlos.

Qué KPI’s deberían importarme para mi proyecto

Las mejores KPI’s o las KPI esenciales son aquellas que responden a preguntas importantes sobre tu negocio. El enfoque más común y simple para la elección de KPI’s y el posterior desarrollo de un dashboard en Datastudio es usando un formato de preguntas y respuestas que tengan un valor determinado, por ejemplo:

• ¿Cuál es el índice de conversión?¿Dónde está nuestro índice de conversión y dónde debería estar?
• ¿Cuantos formularios de contacto he recibido esta semana? ¿Es más o menos que la semana pasada?
• ¿Cuales son los 5 productos más importantes en ingresos por ventas?
• ¿De dónde viene el tráfico a la web?¿Ha habido un incremento en visitas orgánicas?
• ¿Cuántas personas abandonan su carrito?¿Cuál es el precio medio de este carrito abandonado?
• ¿El precio de nuestros productos es más caro que el de nuestra competencia?

Evidentemente estas preguntas varían según el tipo de negocio, el sector, los procesos y la posición en la que se encuentre.

Un cuadro de mandos y sus KPI’s sirven para que los responsables del proyecto puedan establecer objetivos, fijar metas y comprender lo que está sucediendo y porqué de forma rápida para implementar cambios a tiempo que corrijan el rumbo.

Los KPI tienen que ser SMART

Brevemente te explicaré cómo saber si una KPI es buena o no. Las KPI’s así como los objetivos que representan tienen que ser SMART (por sus siglas en inglés):

• S de Specific (eSpecífico)
• M de Measurable (Mensurable)
• A de Achievable (Alcanzable)
• R de Relevant (Relevante)
• T de Time-framed (enmarcada en un periodo de Tiempo)

De esto hablaré más detenidamente en otro artículo porque si nos metemos en este jardín nos podemos ir rápidamente a las 3000 palabras (y nadie quiere eso ?).

Algunos ejemplos de KPIs para proyectos online

Sin adentrarme mucho, pondré tres ejemplos de KPIs comunes para ciertos tipos de proyectos.

KPI’s de un Membership site

• Miembros activos y crecimiento – ¿Cuántos usuarios tengo ahora mismo y cuántos más tengo que el mes pasado?
• Interacción de los usuarios – ¿Cuántas veces entran al mes?¿Cuántos mensajes escriben por privado y en público?¿Cada cuánto tiempo consumen contenido?
• Retención de usuarios y tasa de cancelación – ¿Cuánto tiempo llevan mis usuarios dentro del membership y qué porcentaje se han dado de baja este mes?

Indicadores clave para una Newsletter

• Tasa de rebote/de entregabilidad – De todos los emails a los que he enviado la campaña, ¿cuántos han llegado bien?
• Tasa de apertura, interacción y cancelación – De los usuarios que han recibido el email, ¿cuántos han abierto el correo?¿Cuántos han interactuado con el email?¿Cuantos se han dado de baja?
• Tasa de conversión – Si el correo tenía una intencionalidad transaccional ¿Cuántos lectores han terminado comprando o adquiriendo el servicio?

Métricas importantes de un E-commerce

• Customer lifetime value – Este valor se calcula a partir del pedido medio, multiplicado por el número de veces que te compra un usuario de media, multiplicado por el tiempo que llevan comprando. Este valor es clave de verdad porque con un solo valor da una información muy poderosa.
• Tasa de abandono de carrito – Este indicador es el que hace saltar las alarmas en cualquier tienda online, es el número total de ventas realizadas dividido entre el número de carritos creados.
• Coste por adquisición de cliente – De nada te sirve tener un porcentaje alto de ventas si el usuario te compra 50€ pero te cuesta 100€ conseguir que te compre. Se calcula dividiendo la inversión total en adquisición de clientes dividido entre el número de clientes.

Datos importantes para el creador de nichos de Adsense

• URLs con clicks y crecimiento – ¿A qué páginas de mi nicho están llegando visitas esta semana? ¿Cuáles han dejado de recibir visitas? ¿Cuales están aumentando?
• Nº de clics orgánicos, posición media y CTR – ¿Cuántas visitas he recibido esta semana desde Google (u otro buscador)? ¿En qué posición estaban? ¿Qué porcentaje de los que han visto el resultado han pinchado?
• Ingresos estimados – ¿Cuánto dinero he ingresado esta semana por publicidad, por tipo de anuncio, por impresiones y por clics? ¿Qué página me esta dando más dinero?

Qué es Data Studio y por qué debería usarlo

Bueno, toca dejarnos de explicaciones e ir directamente a la herramienta.

Data Studio de Google es una herramienta gratuita que permite conectar diversas fuentes de datos y mostrar la información en cuadros de mando personalizables. 

Existen alternativas a Data Studio, como por ejemplo:

• Klipfolio, que tiene un blog genial con ejemplos e ideas para tus dashboards, pero el precio es la primera barrera de entrada a partir de los 50€/mes.
• Databox se plantea como el más parecido a Data Studio por que en su versión gratuita te permite crear hasta 3 dashboards y de salida tiene más integraciones que GDS. Por ejemplo, permite conectar las estadísticas de uso de Slack.
• DashThis comienza en 33€/mes y lo que tiene de bueno son sus innumerables plantillas para cada tipo de proyecto. Es ideal para ir a echar un vistazo a los ejemplos y luego implementarlos en Data Studio.
• Mode se posiciona este año como la mejor herramienta para montar cuadros de mando. En su versión gratuita te permite conectar bases de datos privadas en SQL, Python y R. En su versión de pago ya te permite integrar casi cualquier cosa, mediante webhooks o APIs, pero está más pensado para data pools propias.

Pero lo bueno que tiene Data Studio y por lo que destaca frente a sus competidores es por la facilidad de uso y la rápida puesta en marcha y porque puedes crear los dashboards que te plazca de forma totalmente gratuita.

Como crear tu primer dashboard con Google Data Studio

Primero tenemos que darnos de alta en https://datastudio.google.com/ con nuestra cuenta de Google y aceptar los términos de uso y privacidad.

Antes de poder mostrar la información en los cuadros de mando, necesitamos añadir las fuentes de datos.

Qué son las fuentes de datos y qué podemos conectar.

Las fuentes de datos de Google Data Studio son los conectores con los sitios donde se almacena la información. Pueden ser desde bases de datos MySQL hasta Hojas de cálculo, pasando por la información extraída de Google Analytics.

Google Analytics, Ads y Search Console

Como cabía esperar, Google Data Studio tiene integración con casi todas sus herramientas de forma nativa. Echo de menos algunas integraciones como por ejemplo Google My Business, pero hay integraciones de terceros como veremos más adelante.

Las integraciones nativas de Google son:

• Google Analytics, para conectarte a las vistas de informes y los datos recopilados.
• Google Ads, para ver los datos de los informes de rendimiento de las campañas.
• Dentro de Ads tenemos otros conectores, como por ejemplo Campaign Manager,  Display & Video 360 y Ad Manager.
• Consulta tus archivos alojados en Google Cloud Storage.
• Google Search Console, para poder analizar los datos relevantes al posicionamiento orgánico de tu sitio web.

Otras bases de datos

La gracia de usar Google Data Studio está en poder conectarse a bases de datos externas para mostrar fácilmente información que de otro modo no tendríamos disponible.

Para eso tenemos las conexiones con bases de datos.

Por ejemplo, si quisiera conectar Google Data Studio con mi web en WordPress usaría la conexión con MySQL, aunque también existe la posibilidad de conectar con otras bases de datos:

• Bases de datos de MySQL y MariaDB.
• Bases de datos de PostgreSQL.
• Tablas y consultas personalizadas de BigQuery.
• Bases de datos de Google Cloud SQL.
• Bases de datos de Google Cloud Spanner.

Otros conectores: analítica de redes sociales, public data y más

Ya que Google no provee de conectores para todo, existen los “Partner Connectors”, de los que disponemos 218 conectores a fecha de junio de 2020 (sin contar con el “Build your own” de Google).

Supermetrics (enlace de afiliado, si quieres un cupón del 20% de descuento escríbeme) se lleva la palma con más de 40 conectores, eso sí, de pago… Y no son nada baratos, la suscripción es de $299 al mes, $99 si te conformas con 33 conectores. Eso sí, conseguirás acceso a Facebook Ads, Instagram Insights, Moz, Semrush, Reddit, Stripe…

Power My Analytics serían los segundos en la carrera de los conectores. Por destacar algunas fuentes de datos tendríamos Paypal, Mailchimp, Snapchat, Tripadvisor  . Podríamos acceder a los 32 conectores por $75 al mes.

También tenemos los casos en los que las propias herramientas crean sus conectores, como Semrush, Qooqie, eLama, Dialfire, data.world o Adstage.

Conectores gratuitos: Google My Business y Facebook Ads

Dentro de las fuentes de datos creadas por terceros tenemos la suerte de encontrar algunos muy valiosos, sobre todo porque son gratuitas:

Google My Business y Reviews por Jepto: junta la información procedente tanto de local pack como de las reviews que te dejan en tu perfil de my business. Trackea llamadas, “Como llegar”, apariciones directas e indirectas en los resultados, etc.

Facebook Ads y Facebook Insight por Arbona: tienes acceso a toda clase de información desde los CPC hasta el % de visualización del video.

Lo que no podamos conectar directamente, con Hojas de Cálculo de Google las podemos rellenar usando Zapier, y pintar la información.

Como he puesto en el primer apartado, existe la conexión con tablas de cálculo de Google Sheets. Estas tablas a su vez se pueden rellenar de forma dinámica usando Zapier, Integromat o IFTTT, y si no nos da miedo un poco de código, podremos conectarlo con casi cualquier cosa mediante webhooks gracias a Google Scripts.

La información almacenada en estas hojas de cálculo las podremos pintar como si de una base de datos se tratase.

También tenemos la opción de subir manualmente un CSV con el conector de “File upload”.

La magia del conector Extract Data

El conector de Google “Extraer datos” te permite tomar instantáneas parciales de tus datos en una franja de tiempo. De este modo los dashboards cargarán mucho más rápido al tener los datos disponibles en una especie de caché. Conseguiremos respuestas mucho más rápidas al trabajar con filtros que si tuviéramos que trabajar con todos los datos en crudo.

Creando un dashboard paso a paso

1. Crear un nuevo informe

Llega la hora de remangarse y ponernos a mostrar la información recopilada de las fuentes de información. Puedes pulsar en “+ Crear” >> “Informe” o pinchar directamente en “Plantilla: Informe vacío”.

2. Añadir fuentes de datos

Después nos preguntará qué datos queremos añadir al informe. Si los hemos creado de antes nos saldrán en la pestaña de “Mis fuentes de datos”.

Si no siempre podemos crearlos en el mismo momento. Si no tenemos ninguna fuente de datos puedes añadir las fuentes de pruebas [Sample].

3. Definiendo el diseño: colores, tipografías y layout

Antes de empezar a meter gráficos, yo siempre qué preparo un nuevo dashboard defino rápidamente los colores, tipografías, layout y tamaño del “lienzo”. Si va a ser visualizado en una pantalla móvil hago un diseño vertical, si va a ser impreso (¿Quién imprime en estos tiempos?) maqueto en A4 y si no en resolución un poco más pequeña de Full HD para verlo en la ventana del navegador.

4. Añadiendo elementos a tu cuadro de mandos

• Gráfico de líneas de carácter temporal
• Tablas de datos
• Tarjetas de resultados
• Gráfico de barras
• Pie charts
• Mapas geográficos y Google Maps
• Gráfico de dispersión
• Medidores
• Gráfico de rectángulos

5. Escogiendo control de filtros y periódo

• Selector de período
• Control de datos
• Filtros

6. Insertando elementos complementarios

• Videos de YouTube
• Formularios de Google Forms
• Formas y conectores
• Textos

Exportar, programar o insertar en web.

Una vez que tienes el dashboard terminado (aunque te aseguro que siempre encontrarás maneras de mejorarlo) todavía te falta un último paso: ¡mostrarlo al mundo!

Bueno, a lo mejor puede que seas celoso de tu intimidad pero seguro que tienes que enseñarlo a terceros, los famosos steakholders, o te gustaría verlo en una web sin necesidad de tener que visitar Datastudio o ertes comodón y quieres que te llegue cada semana por correo electrónico.

Si pinchas en la parte superior derecha, al lado de donde pone “Compartir”, en la flechita, podrás ver que se despliegan cinco opciones.

1. La primera opción te permite invitar a otros usuarios a que puedan ver el cuadro de mandos o incluso hasta que lo puedan editar.
2. Con la opción de programar envío podrás recibir en tu email el informe cada día, cada semana o cuando tú decidas.
3. Obteniendo el enlace al informe, podrás compartir de forma pública, si así lo estableces en los permisos, el dashboard con quien quieras, sin que necesites conocer su correo electrónico.
4. Insertar informe te permite publicarlo mediante un iframe o embed en cualquier sitio web.
5. Por último, podrás descargar el cuadro de mandos en PDF para su posterior uso.

Ejemplos y plantillas gratuitas en internet.

Para terminar te contaré dónde puedes encontrar plantillas para no empezar tus dashboards de cero.

Plantillas de Data Studio en la Template Gallery

Datastudio viene de serie con algunas plantillas para sus conectores.

A pesar de no ser excesivamente vistosos son bastante útiles, sobretodo si acabas de empezar a trabajar con los dashboards.

Templates de los creadores de los conectores

Cuando conectas una nueva fuente de datos de un tercero, normalmente te pregunta si quieres también cargar la plantilla para que puedas ver de golpe y porrazo las bondades y maravillas de los datos que puedes pintar.

Por ejemplo, en el caso que mencionaba más arriba, del conector de Google My Business y Reviews, al cargar el conector te crea la siguiente plantilla:

Otras plantillas de Datastudio

• De las plantillas que más me gustan de SEO Local por la forma en la que está planteada con preguntas y respuestas: http://kickpoint.ca/lsi2019
• De Search Console tiene una fantástica con diferentes pantallas según tus necesidades, por Hannah Butler (Rampton).
• También tienes un dashboard super completo de Anicca, si pinchas puedes hacer una copia y ponerle tus propias fuentes de datos.
• Si estás buscando ejemplos de dashboards estéticamente atractivos, el de Bind Media es una pasada. Aunque los de My Digital Lab tampoco están nada mal.
• Si tienes la suerte de ser del club de Sabandijers, ahí encontrarás algunas plantillas.
• También tienes la famosa plantilla de USEO para Google Search Console
  

Inspiración para crear tus propios Dashboards

Como mencionaba arriba en la sección de competencia de Datastudio, Klipfolio tiene un arsenar de recursos monumental:

• Ejemplos de KPI’s para todo tipo de métricas, productos, sectores y servicios.
• Dashboards ejecutivos, de marketing, ventas, SAAS, redes sociales, etc.
• Dashboards en tiempo real e interactivos.
• Y por supuesto no podían faltar casos de estudio.

Databox no podía quedarse atrás y también tiene una buena cantidad de plantillas organizadas por categoría y por fuentes de los datos.

Dashthis tiene también recursos enfocados en las buenas prácticas a la hora de construir cuadros de mando, sobre todo enfocados al SEO.

¿Necesitas ayuda con tu dashboard en Google Data Studio?

No te preocupes, escribeme en el formulario de contacto y te echaré un cable ?

Fotografía principal realizada por Campaign Creators en Unsplash